2018年12月19日 周三
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搞好总结有方法
发布时间:2018年12月06日 [打印]

一、总结应当全面

总结要全面,一方面是指对所做的工作进行全面总结,另一方面是指在总结每一项工作时都要全面地看,进行全面分析。

要想真正总结出可资借鉴的经验,就要对事物进行全面分析,不能一叶障目、不见泰山,更不能管中窥豹、盲人摸象。由于事物不是孤立地存在,而是处于与其他事物相互联系的系统中,因此,我们在对一件事情进行总结时,还要全面认识、分析与这件事相关联的其他事情。

比如,一份材料写完后,我们不仅要在文字功底、写作技巧等方面总结经验、找出差距,还要在平时收集材料、占有材料、了解情况、把握意图等方面分析原因。总结时要让已做的事情在自己的大脑中“真实再现”。

当然,全面不等于全部,不能扯起一根藤条满山动,不分主次地胡子眉毛一把抓,而是要分清直接的、主要的因素与间接的、次要的因素,把握它们之间的关系,避免总结失之偏颇。

二、总结必须客观

总结时要客观分析事情发生的前因后果,弄清楚哪些原因是主观的、哪些是客观的,哪些是偶然的、哪些是必然的,必然与偶然之间是怎样的关系,偶然中的必然在哪里,等等。

比如,一位处长指派秘书协调组织一个会议,向其交代了几个环节的工作,只有会前核实领导讲话稿这件事忘记交代。这位秘书把处长交代的工作都做到位了,而没有核实领导讲话稿,会议就要开始才发现由于领导来会场时太匆忙拿错了讲话稿,会议不得不推迟了半小时。

事后,这位秘书在总结教训时说:“虽然我前一天把讲话稿送给了领导,但是后来领导把讲话稿拿错了,作为秘书有不可推卸的责任。这件事反映出自己的工作做得不够细,事情办得不够周全,仅限于处长交代什么就干什么,没能主动想事干事。如果自己提前备一份讲话稿拿在手上,就可以避免这种情况。”

这样的总结就比较实在,主客观原因都找到了。

我们在总结工作时,一定要实事求是、客观准确,最忌讳怨天尤人、推卸责任。当然,在多作自我反省的前提下,也不能盲目揽过,分析问题时任何的不客观都会干扰总结的准确度。

三、总结需要深刻

同样的经历,不同的人有不同的感受;同样的事情,不同的人会总结出不同的甚至是完全相反的结论。其原因之一,就是看问题时,是浮于表面,还是层层深入;是浅尝辄止,还是追本溯源。

比如,筹备会议是一项基本的业务工作,如果会议开始了还有一位主要领导没到场,无疑是一个失误。在对此进行总结时,有人会认为反正我已经通知了,他迟到不是我的责任;有人则会反思,如果我会前再提醒一次领导,不就可以避免失误了吗?这就是思想是否深入导致的差别。

要使总结的结果准确而深刻,就要用联系的、发展的观点而不是用孤立的、静止的观点看问题,要善于抓住要害,找出成功或失败的真正原因和关键因素,不能找偏了,更不能纠缠于细枝末节。

四、总结重在思考

总结的目的不仅是通过经验的积累掌握干好工作的基本方法,还应通过不断地思考提升自己的思维层次。只有思维层次提高了,才能达到举一反三、触类旁通的效果,在以后的工作中,即使遇到以前未曾遇到过的新问题,也会全面认识、客观分析,并尽快找到解决问题的最佳途径,取得最优结果。

思维层次的提高,需要有意识地对思维能力进行培养和锻炼,需要在提炼工作规律的过程中不断感悟。

比如,每开展一项工作,机关干部通常要先拿出自己的建议和设想,而经过各级领导阅批把关,最终确定下来的方案,往往与最初的建议和设想有所出入。事后进行总结时,不仅要总结如何落实了领导的批示要求、在落实过程中有什么经验教训等,也要总结我们最初的建议和设想与最终方案有什么差距,领导为何能综观全局、高屋建瓴,我们的意见建议为什么提不准,为何在认识或思路上低一层、差一截,原因何在,应如何弥补和提高。

只有这样不囿于事实本身,多挖掘事实表象下思维上的差距,不断地感悟、思索,才能使思维层次在总结中不断得到提升。

(来源:秘书工作 编辑:王晨雨)