2019年03月24日 周日
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写好会议通知的“加减乘除法”
发布时间:2019年03月13日 [打印]

在党政机关公文中,通知的使用频率很高,其中会议通知是最常见的。因此,起草好会议通知是办公室工作人员的必备技能。笔者结合工作实践,谈谈如何运用“加减乘除”起草好会议通知。

做好“全”的加法 +

会议通知的要素必须齐全,否则就会影响通知内容的传达和执行。应特别注意以下几个方面:

一是会议紧急程度和密级的标注,要根据实际情况研究确定;

二是标题由发文单位名称、会议名称与“通知”组成,会议名称可以根据会议主题和参会人员确定。例如,《××市人民政府办公室关于召开全市林业工作会议的通知》《××市委办公室关于召开全市组织部长会议的通知》等;

三是会议通知正文的要素须齐全,一般应具备决定召开会议的机关、会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、与会人员、参加人数、入场凭证、报到时间、报到地点、联系人、联系电话、所需材料、会议报名以及其他要求等,组织收听收看类的会议通知还要写明通信线路、分会场设置等内容。

做好“精”的减法 -

会议通知要求表达清晰简洁、篇幅短小精悍。如,会议通知正文的开头可以是“市委、市政府定于2019年×月×日上午召开全市××工作会议,会期半天,现将有关事项通知如下”,没有多余烦冗的陈述,言简意赅。

通知内容不引申、不议论,一般不分层次表述,切忌长篇大论。在起草时要有“精”的意识,去掉不必要的表述,只须用最简练的语言写清楚会议要素即可。

做好“快”的乘法 ×

会议通知时效性要求高,起草者要本着高质高效的原则,出手“又快又好”。如果是针对突发事件事故、重要工作事项召开的会议,更是对“快”提出了很高的要求。

一般这样的会议通知标题可写为:《××市政府办公室关于召开××会议的紧急通知》,紧急程度可根据实际情况标明“特急”或“加急”。除了标题“快”,内容也要“快”,这就要求起草者业务素质过硬,接到起草任务能够快速理清思路,要素不清晰不齐全的及时沟通,落笔时就已心中有数、胸有成竹。

做好“粗”的除法 ÷

“一字入公文,九牛拔不出。”起草会议通知必须有如履薄冰、慎之又慎的态度,最忌粗枝大叶、马马虎虎。特别是会议时间、会议地点这两个最核心的要素,起草前要反复确认。

必须注重细节,每个环节都要考虑清楚,有无分会场、是否有发言时限要求、是否需要统一组织报名等,都要言简意赅地表述清楚。起草完毕后,要反复校对,确保无一处差错、无一处含糊。

(来源:秘书工作 编辑:崔鑫准)