2018年09月21日 周五
您的当前位置:职场百科
值班工作中的三件“小事”
发布时间:2018年03月08日 [打印]

当面对接十分重要

某次会议,分管领导要参加大会秘书组,处里委派我对接一下。会议召开前一天,我向大会会务组的同志电话询问有关事宜,对方说已作安排,有关证件直接到指定地点领取即可。

由于没有从“衣、食、住、用、行”等方面逐一问清,导致分管领导的住宿安排不合理、工作证上信息不全,给工作带来了一定影响。

这件事使我深切体会到,对接工作要全面细致,落实工作最好能到现场,以保证信息的全面准确。

有了这次教训,在另一次会议召开前,接到领导询问参会车辆通行证办理情况的电话时,我主动到会务组,现场与有关工作人员沟通,圆满地落实了这项工作。

动态跟踪方得主动

某日我值班,接到某市委主要领导的请假报告,该同志拟于第二天出差,按规定请假由省委主要领导批准。

收到传真后,我一看时间很紧,马上按程序报送。但文件运转需要一定时间,在一直未等到总值班室回复、难以变更既定行程的情况下,这位领导通过其他渠道履行请假手续后便出差了。

请假报告呈到省委主要领导处后,我们得到的指示是:人已走,就不批了,请严格督促落实提前三天请假的制度规定。

文件空转、劳而无功啊!于是处里组织了案例会诊,重点强调了三点:

一是严格落实规定。责任单位和具体承办人员应熟知制度内容并严格执行。

二是及时联系沟通。应与职能部门、承办单位加强联系,及时跟踪情况,以便掌握主动。

三是加强请示报告。比如得知这位市委主要领导已经外出后,应与省委主要领导同志处沟通,请示是否继续呈批,避免重复办理。

细致有序缺一不可

第一次接受《省级领导电话号码簿》编印任务时,我以为这属总值班室例行性工作,小事一桩。但送到机要印务中心的稿子中,在省政府栏中竟把一位担任省委常委的副省长名字给漏掉了,多亏与机要印务人员共同校核才发现。

这件事使我认识到,有的工作看似简单,却很容易出错,绝不可掉以轻心。

就编印通信录而言,一是把好流程关,要按照先人后机、先姓名后职务的顺序认真核对,明确省级机构各有哪些领导,每位领导身边工作人员是谁;二是把好核对关,要和领导身边工作人员逐一核对领导办公室固定电话、手机号码和办公室房间号等信息。

(来源:秘书工作--摘自《秘书工作》杂志  编辑:徐立娟)