2017年11月18日 星期六
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与部门沟通把握“五注重一避免”
发布时间:2017年11月14日 [打印]

秘书平时接触较多者有领导分管部门工作人员。秘书和部门人员工作关系紧密、日常沟通衔接繁多。部门人员配合程度直接关系秘书服务质量高低、工作轻松程度以及心情舒畅程度。秘书要高度重视沟通渠道维护、衔接技巧、互帮互助、态度真诚等事宜,建立友好和谐、紧密多样的协作关系,才能跟部门人员开展丰富多彩、内容繁多、流畅顺心的业务对接,为服务领导工作提供坚强有力的业务支撑。笔者认为,秘书跟部门人员建立良好关系要做到“五注重一避免”:

一是注重巩固沟通窗口。各部门办公室负责所在单位对外沟通衔接、上情下达、材料安排、人员派遣、综合协调等事务,是各部门对外沟通交流窗口,也是部门内部统筹衔接中转站,对外都有代表部门总窗口的电话、传真号码。办公室主任就是各部门对外沟通衔接、对内统筹协调的总牵头人。各单位办公室也会根据业务分工,分别明确不同人员承担会议通知、综合文稿、后勤接待、信息数据等职责。这些人员利用办公室平台跟单位内外开展丰富多彩的办公室服务工作。秘书与各部门联系主渠道就是办公室,通知部门的各类事务安排都应通过办公室落实,要熟悉部门办公室内部分工,平时有意识强化与各部门办公室联系密度,增进与具体人员感情,增加沟通润滑度。

二是注重加强业余沟通。业务沟通十分重要,工作之余沟通同样十分重要。虽然大家都在各自岗位上履职尽责,业务配合通常不会有问题,但要大家都能高高兴兴围绕你转、或一个电话出去迅速获得大家心领神会、高效有效的配合相应,就要建立较为密切的感情关系。业余沟通领域很多,可以通过羽毛球、篮球、围棋、象棋、户外运动等途径,在切磋技艺之余增进感情、深化了解、培育友谊。在各种工作场合,我们可主动与相关人员有意交流,努力拉近大家之间距离,特别是对重点业务部门主要负责人或业务骨干,更要建立亲密无间的感情关系。关键时刻,我们要材料、写稿子、排工作、摸情况、拿数据都得依靠这些关键人员鼎力相助。

三是注重加强业务沟通。部门工作主要围绕分管领导转,需要及时准确掌握领导要求。秘书往往对阶段性工作重点、领导当前关注重点、下一步需要推进的重点工作等信息先知先觉。这些信息往往是部门调整工作重点、确定当前事项的重要依据。按照正常程序,等到部门接到通知时基本已处于倒计时工作阶段,处理时间往往较急。遇到这种情况,秘书可以通过非正式渠道与相关部门负责人或业务处室提前沟通,提醒有关部门及早做好准备,为他们更高质量、更有节奏完成任务提供充分时间缓冲余地。特别是涉及准备材料或筹备工作较为繁杂会议等事项,更是需要提前准备时间。

四是注重帮助指点迷津。由于所处工作岗位、掌握信息量及业务素质不同,秘书与部门处室负责人相比在业务熟悉程度上要稍逊一筹,但在业务视野、政策掌握、领导意图、办文办会办事等方面占有较多优势。部门业务处室负责人在上报材料、会议筹备、活动谋划、综合协调、文字处理等方面往往需要秘书帮助。我们如果发现部门业务处室负责人遇到困难和问题,要热情主动衔接、指点迷津、迅速补台,及时化解补救;如果时间紧急情况下更要主动伸出援手帮助化解排除。

五是注重态度谦虚谨慎。部门业务处室负责人基本都在一线岗位历练而成,熟悉相关专业领域的政策法规、操作程序、形势环境、基层情况、热点难点及发展方向,在业务领域跟秘书相比拥有无可争议的知情权、话语权,是名副其实业务专家。秘书虽然掌握业务领域面较为宽广,但软肋在于不专不深入,因此在涉及相关具体业务领域时要先有自知之明,懂得积极主动请教问题、讨教办法,不能不懂装懂,也不能讳疾忌医。任何部门业务处室负责人都不会对你的讨教置之不理,绝大多数都会竭尽所能帮你出谋划策。唐朝大诗人韩愈同志说:“师者,所以传道授业解惑也。”有谁不愿作为人师,展示知识渊博及助人为乐的风度呢?

六是避免骄傲颐指气使。秘书在领导身边工作,一言一行往往被人以为是传达领导意图,特别容易引起部门处室负责人关注。秘书要约束言行,跟部门业务处室负责人沟通衔接工作要语气和缓、直奔主题、层次清晰、尊重客气,需要对方提供协助时更要注意方式方法,尽量让对方心悦诚服配合落实,在对方遇到困难或提出相应支持性问题时,如果客观上确实需要施以援手,就要动用资源给予对方帮助,不能让人家觉得你就会指手画脚、颐指气使、不干实事,不但损坏你的光辉形象,而且不利于工作落实和协同配合。

秘书还要善于根据部门工作职责、人员秉性、综合实力、作风习惯等情况灵活把握沟通衔接原则,积极主动建立巩固友好的协作关系。

(来源:老秘网   编辑:赵泽威)