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如何精准提炼公文总标题?
发布时间:2018年03月07日 [打印]

公文的标题,一般有总标题和小标题。总标题,也叫总标题,是对全篇内容的高度概括,是“纲目”,小标题从不同角度、不同层面对总标题内涵进行展示,共同服务于总标题,呈现出“众星捧月”的态势。使得整篇公文丝丝入扣,不枝不蔓。本文重点谈一谈总标题的提炼。 

总标题的提炼。公文的总标题居眉首,地位超然,我们可以通过完整而规范的标题了解公文的制发机关、发文目的、文件性质、主要内容。《党政机关公文处理工作条例》明确规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关”。因此,公文总标题一般由发文机关+事由(内容)+文种(公文种类)构成,即“三要素”。

一、把握公文总标题“三要素”

明确“发文机关”

发文机关一般写在标题的开头,要写全称或者规范的简称,不可滥用缩略语。如“中国共产党广东省委教育工作委员会”,也可用其规范的简称“中共广东省委教育工委”。若几个机构联合发文,应该一一标明,不得遗漏,如《广东省教育厅 广东省财政厅 广东省新闻出版广电局 广东省体育局 共青团广东省委员会关于印发<广东省关于推进青少年校园足球发展的实施意见>的通知》。 

当然,也有一些公文制作机关确实太多,实在无法一一列出,则要根据实际情况加以概括,如制文机关是属同一地区或同一系统,可概括为“**教育厅所属各高校”。若同一地区或同一系统的全部机关中还缺一两个机关的,应该予以注明,如“**教育厅所属各高校(缺**大学)”。 

根据规定,联合行文时在发文机关标识上主办机关名称在上,一般来说,5个以下的发文机关全部标出,5个以上的可以列举主要机关名称并标出数量。 

提炼“事由”

事由就是对公文行文内容的概括,是公文标题的核心部分,一般标在标题的中间。事由的概括,往往是事务性的集中和概括,即要点明公文所要交代的事务或事件,所以要求准确、精炼、规范,让人一目了然。事由一般用介词“关于”“对”“对于”和表述主要内容的词语组成介词结构,作公文名称的定语。“关于”用于概括性事由,“对”和“对于”则用于具体性事由。但“对”和“对于”在使用时也有区别,一般说来,能用“对于”的地方均可换成“对”;但用“对”的地方未必能换成“对于”。 

通常来说,涉及面小或事由单一的公文,可以直接标出,如《**学对**人事任免的决定》;涉及面大的公文,要加以概括,如《**学院关于做好2016届毕业生就业、创业等工作的通知》。

选择“文种”

文种处于标题的最后,其反映出公文的性质。《党政机关公文处理工作条例》中规定,公文种类主要有15种。公文文种的选择根据有三:一是“根据行文目的”,如果要汇报工作,选择“报告”,如果是要得到指示,则要选择“请示”;二是根据“发文机关的职权”,如“命令”,它是国家机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文。绝不是一般机构可以采用的文种;三是根据“与主送机关的行文关系”。比如向上级教育主管部门报送材料,应该采用“报告”“请示”等,但向不相隶属的同级机构行文时则只需用“函”。

文种的选择至关重要,可谓画龙点睛之笔。应该用“报告”时用了“请示”会让人不知所措,应该用“请示”而用了“报告”,则会误事。 

综上所述,公文标题“三要素”应是缺一不可的,但在实际工作中,不难发现,有些公文“三要素”是不全的:在已印有发文机关名称版头的专用纸上可以省略“发文机关”;由国家最高权力机关或国家最高行政机关制发的公文,可以省略公文的“事由”;有些知照性的公文甚至可以同时省略公文的“发文机关”和“事由”,如《通知》《公告》等。 

二、提炼公文总标题“八注意”

公文广泛应用于各行各业,有许多公文更与我们的生活息息相关,但由于公文种类繁多,应用广泛,提炼公文标题更需要具备一定的文字功底,而文书工作从业人员的素质又参差不齐,公文总标题的提炼工作也有许多不如人意的地方。下面就谈谈提炼公文所要注意的几个方面。

1.要素要全

常见的情况有三种:一是随意省略发文机关。只能从落款处判断出发文机关,这有失庄重;二是随意省略事由。如《中共**大学委员会决定》,由于省略事由,从标题中看不出文件的主要内容;三是随意省略文种。使受文者不得要领无法落实文件,如《**厅公办室关于召开全省教育工作会议的有关事宜》。

因此,传达重大决策事项的下行文和没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关;除一些极其简短的“通知”“公告”和特殊机关发出的特定公文外,一般情况下不得省略事由,而文种是任何情况都不能省略的。

2.事由要准

标题是公文的核心,事由则是标题的核心。标题是否突出,主要看事由写得是否准确、精炼。事由提炼得好,能让人眼前为之一亮。反之,则会让人摸不着头脑。这方面常见不足有:一是介词“关于”应用未用,如《**大学组织评选教学骨干的通知》,应在“组织”前加“关于”;二是动宾搭配不当,如《**学院关于征集应急预案管理办法工作的通知》,“征集”与“工作”搭配不当,应将“工作”改为“意见”;三是内容不完整。如《××市教育委员会关于认真做好表彰***年度先进工作者的通知》,应在“做好”,而后面加上“工作”。

事由的提炼也是最考验文字功底的地方,除了准确之外,若能做到精炼、生动,则能大大提升公文的艺术性。

3.文种要对

文种方面存在的问题主要有三个方面:一是生造文种,如《**大学关于修改学籍信息的申请》。很显然,“申请”不在15个公文种类之内,纯属生造;二是混用文种。如《**学院关于征地的请示报告》,把“请示”和“报告”混在一起用,让人哭笑不得,文种只能选择一种,不可混用;三是错用文种,如《**大学前往**大学交流学习的请示》,两所高校之间交流,不存在隶属关系,用“函”即可,不必“请示”。

4.用语要精

标题要主旨鲜明、重点突出、文字凝炼。如《**省办公厅关于转发<**省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于加强和改进企业国有资产监督防止国有资产流失意见的通知><**省人民政府转发国务院关于改革和完善国有资产管理体制若干意见的通知><**省人民政府转发国务院关于国有企业发展混合所有制经济意见的通知>等3个文件》,此标题显得冗长啰嗦,可提炼为《**省办公厅关于转发省人民政府有关国有资产若干管理意见的通知》。

《关于2015年**高校省级重点平台和重大科研项目立项结果的通知》,简短的标题,却融入了大量的信息,年份“2015年”,范围“广东高校”,内容“重点平台和重大科研项目立项结果”目的“公示”,这个标题,让人一目了然。

5.用词要简

如《**县人民政府关于转发**市人民政府关于转发**省人民政府关于转发国务院关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知的通知的通知的通知》,“关于”“转发”“的”“通知”反复出现,在一个标题内重复使用,造成标题冗长,令人不知所云。

6.流转要当

转文性公文中,用会到“批转”“转发”“印发”。“批转”是上级机关对下级机关公文批复、转发的一种特有的文书处理形式;“转发”指文件的批转发送;“印发”是盖印后发出或印刷并分发。三者都有“发出”的意思,但用法截然不同,实际工作中,常常出现乱用、错用的问题。如《**学院关于印发**人民政府关于加强教育改革的意见的通知》,对上级机关、同级机关及不相隶属机关的文件无权“印发”或“批转”,应该使用“转发”。

7.华而要实

公文的标题要出彩,固然要在文字上下功夫,力求生动、新颖,但必须紧密结合整篇公文的内容和主旨来提炼,绝不能偏离,更不能生搬硬造,凭空捏造,华而不实。 

8.标点要少

《党政机关公文处理工作条例》明确规定:“标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”。书名号的用法一般没有争议,如《关于印发<高校学生社团管理暂行办法>的通知》。但在实际工作中,除了书名号,引号和括号也经常出现在公文标题中。如,《关于举办2016年广东“众创杯”创业创新大赛的通知》,“众创杯”在这里,作为一个专有名词,用上双引号可以起到突出重点和避免歧义的作用;再如,《广东省教育厅办公室关于征求对《广东省高等学校学生公寓(宿舍)管理办法(试行)》意见的通知》“宿舍”用上括号表示和、或,是对“公寓”的补充,“试行”用上括号是为了解释管理办法还是试行阶段。所以都是属于应该用的情况。 

但也有许多公文标题中出现不应该用的标点符号,如《中共广东省委教育工委关于做好高校“学党章党规、学系列讲话、做合格党员”学习教育有关工作的通知》,其中的顿号和双引号都不应该使用。

(来源:公文写作之家  编辑:徐立娟)