2019年03月22日 周五
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奏响办公室会务“三部曲”
——以政府常务会议为例
发布时间:2019年01月07日 [打印]

政府常务会议是政府最高行政决策性会议。会务工作的水平直接影响到政府决策及其落实的质量。通过多年实践我们体会到,要提高政府常务会议的办会质量,必须着重抓好三个环节。

一、把握三要点,谱好会前“曲

会前准备工作是否充分,是决定会议是否成功的关键环节。因此,为了确保会前准备工作严谨周全,超前主动,不出纰漏,必须牢牢把握三个要点。

(一)制定方案,要周密详细。会前准备工作主要涉及到收集议题、领导会签、议题把关、会议通知、收集参会名单、制定议程、材料准备等多项工作,每一项任务、每一个细小的环节、每一项具体工作都严谨细致。会议方案主要内容包括会议名称、时间、地点、主持、出席、列席、请假、议题(名称、汇报人、汇报时间)、固定列席单位及人员、议题列席单位及人员等。在编排议程时,主要是根据议题内容、性质、急缓程度等因素安排议题讨论顺序。

(二)分工落实,要准确高效。会议筹备环节繁多,工作琐碎,需要会务人员认真负责,扎实细致,责任到人,避免没有头绪、工作混乱。会务人员在会前要安排专人负责拟写拟定审议提纲、下发会议通知、催促材料印制等工作,特别是要准确收集参会人员情况,及时做好相应准备。认真做好会场布置工作,提前组织好设备维护人员和茶水服务人员,保证会议期间及时到位。在会议召开前,提前半天通知会议中心管理员调试灯光、音响、空调、麦克风、投影等仪器设备,提前通知服务员准备好茶水,仔细检查会议室桌椅,以免临时出现差错。

(三)会前检查,要严格细致。会议筹备必须环环相扣,反复检査,不得有任何失误或疏漏。会务人员要在会前对各个环节做全面检查,及时发现并解决问题,做到防患于未然。在会前1小时,重点检查领导材料、座牌顺序、会场卫生、空调音响、时钟调校等细节。会议材料要按照会议议题单、汇报材料的顺序摆放,在桌面上摆放位置要统一、规范、对齐。会场布置注意检查主持人面对投影幕布而坐,汇报人正对主持人而坐,其他单位按先左后右依次安排座位。

需要注意的几个问题

1.会前协商是否充分。特别注意议题涉及相关部门、单位的内容是否会商并形成一致意见,上会依据、利弊分析、效果预期、措施建议是否充分合理,解决方案是否符合有关政策、法规,有无漏商情况。所以一定要把好关口,不该上的坚决不上,不成熟的一律不上,避免非特殊紧急事项临时动议上会,造成分歧意见大、议而不决的情况,甚至造成较高的决策风险。在日常工作中,这个会前协商环节很重要但又最容易被忽视,会前议题不成熟、协商不到位甚至临时动议的情况时有发生,直接影响到议题能否顺利过会。

2.审批单填写是否规范。议题审批单是确定上会事项在正式上会前的再审流程单,包括审议的主要事项、会前协商的主要过程,以及从申报部门到办公室再到区政府领导的审批流程,其目的是确保议题绝对成熟、协商绝对充分、审核绝对到位。但在实际工作中,往往未引起足够重视,简单签字画押,造成遗漏和疏忽。另外还要特别注意议题单上议题名称与汇报材料标题不一致,填写的列席人员不准确或有遗漏等情况,避免会上领导点到的列席单位不在会场。

3.材料把关是否认真。汇报材料是指对会议文件内容的浓缩和必要的补充说明,一般是由议题申报单位起草送审和印制。因此,办公室经办人员在审核把关时往往容易忽略,造成上会材料格式不规范、文字不流畅,表述不准确,有错字、漏字、错页等现象,经办人员需对各上会议题材料认真把关,仔细校对,确保上会的材料格式规范、表述准确、简明扼要。

二、搞好三服务,唱好会中“戏”

会中是从参会人员入场至会议结束的时间阶段。这一段作为会务服务的重头戏,从地点上分为场前、场内、场后服务三个部分。

(一)超前主动,做好场前服务。场前服务主要包括会议签到、会议接待、引导入座、核对与会人员、提醒人员参会、会议材料分发等工作。会务人员要专人负责招呼参会人员在侯会室休息等候,及时引导议题列席人员入场就座,随时统计到场人员人数以备领导查询,提前15分钟提醒未到场人员参会。根据议题顺序,通知参会人员依次汇报或列席,注意分发列席人员会议材料。

(二)严谨细致,搞好场内服务

1.做好会议记录。会议记录是对会议内容最直接、最初始的反映。它的内容比较口语化,强调的是原汁原味、真实客观,但却是字字千钧,是会议重要成果之一,是具有法律效力的文本。因此,要安排专人负责会议记录,书面记录力求确保内容完整、逻辑严密、笔迹清晰、整体美观、有据可查,主要观点和内容不错记、漏记。

2.谨慎会议报道。会议召开时,要根据会议审议情况,把握好哪些议题需要作为重点报道,哪些议题不作报道或简略报道,由会务人员提前与有关新闻单位沟通,注意结合会议性质,通过电视、报纸等形式对会议内容进行选择性的宣传报道。

3.维持会场秩序。会场内,注意提醒与会人员遵守会场纪律,不得在会场上使用通信工具和录音录像设备,不得随意走动或出入会场。妥善处理提醒参会领导发言未开启麦克风、汇报人超出汇报时间、灯光音响设备故障排除等情况。

(三)密切协作,抓好场后服务。场后服务主要包括场外安全保卫、有效处理其他突发情况等工作。会议进行中,注意防止与会议无关的人员进入会场,或在会场附近逗留、喧哗,确需向参会领导报送紧急文件或会议材料的,应通过会务人员传送。如发生混乱等意外情况,要及时制止和调停。遇到其他突发事件,应灵活应对,及时请示。

需要注意的几个问题

1.注重会议的严肃性。会务人员应精心策划、认真组织议题汇报顺序。提前检查第一议题出列席人员到会情况,促请参会领导和相关人员进入会场,特别注意参会人员变更情况和因故不能及时参会的情况,并将有关情况汇总后及时报告会议主持人。

2.注重会议的紧凑性。在议题转换时,会务人员要及时清场,并通知侯会人员迅速、安静地进入会议室,发放有关会议材料,保证会议组织的连贯性、紧凑性,同时提醒与会人员遵守会议纪律,关闭通讯工具。

3.注重会议的时效性。提醒汇报人提前做好汇报准备,按议题汇报材料作简要汇报。汇报发言要开门见山,言简意赅,汇报时间原则上控制在10分钟内,议题内容较复杂的不超过15分钟。会议讨论期间,与会人员发表意见时,应把握重点,简明扼要。特别要提醒出席会议的区领导发言时使用话筒。

三、坚持三件事,弹好会后“琴”

会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环,也是最容易让人松懈、容易失误的一环。一次成功的会议,不仅要求有充分的会前准备,周到的会中服务,而且要求有高质量的会后工作,三者缺一不可。会后工作,主要是抓好三件事:

(一)善始善终,做好会后工作。会后工作主要有回收会议资料、整理会议记录、起草会议纪要、报常委会议题、审核新闻稿件、会议材料归档等。对会议的记录、整理、新闻发布工作,每次明确专人负责,做好全程记录,并及时整理完善相关内容。

(二)查漏补缺,及时会后总结。会议结束后及时召开会务经验总结会,由办公室分管副主任主持,召集会务工作人员交流情况,认真总结,找出问题,立即整改,防止同样的错误重复发生。

(三)力求实效,抓好会后督查。会后督促检查工作,是狠抓工作落实、确保政令畅通的重要途径。会议结束后,由区政府督查室根据会议决定事项及时分解立项,明确责任单位,搞好情况跟踪,加强督查催办,确保会议有始有终,推动决策落实。

需要注意的几个问题

1.重视资料会后回收。会议结束后要注意及时清理和收拾会场,仔细整理会议文件和贵重物料。要安排工作人员对会议资料立即回收,需要销毁应立即销毁。会议所用办公用品尽可能不浪费,回收下次再用。

2.重视领导审批制度。对会议文件、会议纪要、会议新闻等材料的印发工作,要坚持领导审批制度,确保内容达到纪实、扼要、符合行文程序,无负面效应。会议纪要原则上在会议当天完成初稿,经办公室分管副主任、主任和常务副区长审核后,送区长签发。涉及法律法规事项的还应送区政府法制办主任核稿。

3.重视材料立卷归档。会务人员要在会后及时整理材料并全面归档。归档材料主要包括部门请示文件、议题审批单、议题单、汇报材料、会议纪要、会议记录等。对会上明确提出有修改要求的议题,责任单位必须按要求修改完善补齐后,再送区政府办公室存档。会议原始记录原则上不对外借阅,确需查阅会议记录的,需经办公室主任同意。

(来源:公文写作之家 编辑:崔鑫准)